Realizacja projektu współfinansowanego ze środków unijnych

W przypadku projektów unijnych, pozytywne rozpatrzenie wniosku o udzielenie dofinansowania oraz podpisanie umowy na realizację projektu, to jedynie połowa sukcesu na długiej drodze do zrealizowania inwestycji finansowanej ze środków pochodzących z budżetu unijnego. Drugą połowę stanowi poprawne rozliczanie projektów unijnych, które to w praktyce wcale nie jest takie łatwe.

Droga przez mękę?

Kto starał się o przyznanie dotacji wie doskonale, że już samo poprawne sporządzenie wniosku o dofinansowanie projektu z budżetu unijnego oraz skompletowanie niezbędnych załączników stanowi nie lada wyczyn. Konieczne jest bowiem między innymi:W przypadku projektów unijnych, pozytywne rozpatrzenie wniosku o udzielenie dofinansowania oraz podpisanie umowy na realizację projektu, to jedynie połowa sukcesu na długiej drodze do zrealizowania inwestycji finansowanej ze środków pochodzących z budżetu unijnego

  • wnikliwe zapoznanie się z treścią dokumentacji konkursowej,
  • określenie wartości projektu,
  • sprecyzowanie terminów realizacji projektu,
  • wypełnienie wniosku o dofinansowanie,
  • przygotowanie niezbędnych załączników,
  • etc.

Trudno ukryć, że wymaga to sporych nakładów pracy i czasu. Mimo dużego zaangażowanie i tak nie mamy pewności, że urzędnicy nie znajdą w nadesłanej przez nas dokumentacji jakiegoś uchybienia formalnego, które sprawi, że dokumenty trzeba będzie poprawić.

Gdy uda się nam w końcu, że wniosek spełni już wszystkie niezbędne wymagania konkursowe, zdobędzie odpowiednią liczbę punktów i zostanie podpisana z nami umowa o dofinansowanie projektu ze środków unijnych, trzeba niestety uzbroić się w kolejną, sporą porcję cierpliwości.

Rozliczanie projektów unijnych

Rozliczanie projektów unijnych i środków unijnych nie jest proste ani tym bardziej przyjemne. Jeśli uda nam się, że wszystkie etapy realizacji tego projektu idą zgodnie z zapisami zawartymi we wniosku, a także tym, co znajduje się w umowie oraz harmonogramie rzeczowo-finansowym, to pół biedy. W praktyce jest to jednak ciężkie, bowiem jak wszystko może przebiegać zgodnie z dokumentacją, jeśli od złożenia wniosku do podpisania umowy mija najczęściej kilka, a nawet kilkanaście miesięcy, a inwestycja została zaplanowana na jeszcze późniejszy czas. Przez ten czas zmieniają się przecież nie tylko ceny, ale także i warunki, na których realizowany ma być  projekt i przede wszystkim – panująca aktualnie sytuacja rynkowa i gospodarcza. Niestety, choć rzeczywistość często dość mocno odbiega od naszego planu, który zawarliśmy w składanym wniosku, to i tak każdą wydaną a realizację projektu złotówkę trzeba prawidłowo rozliczyć.

Rozliczanie projektu, który współfinansowany jest ze środków unijnych, to proces:

  • sprawozdawczości i udokumentowania wykonanych zadań,
  • sprawozdawczości i udokumentowania poniesionych kosztów kwalifikowalnych i niekwalifikowanych,
  • a także proces realizacji wskaźników produktu i rezultatu w odniesieniu do zapisów, które zawarte zostały  w umowie i wniosku o udzielenie dofinansowania.

Co musi znaleźć się w rozliczeniach projektów unijnych?

Rozliczanie projektu unijnego powiązane jest z koniecznością przedstawiania wniosków o płatność wraz z wymaganymi do tego załącznikami. Najważniejszymi są tu następujące dokumenty:

  • umowy z dostawcami wartości niematerialnych i prawnych,
  • umowy z dostawcami różnorodnych usług,
  • umowy z dostawcami środków trwałych,
  • potwierdzenia przelewów i wystawione faktury, które poświadczają zapłatę za otrzymane produkty i usługi,
  • potwierdzające wynagrodzenia wypłacane pracownikom (jeśli były one finansowane w ramach projektu)  – listy płac wraz z potwierdzeniami dokonanych przelewów na obowiązkowe składki do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych i Urzędu Skarbowego.

Podstawowymi elementami należącymi do systemu rozliczania dotacji są zwłaszcza:

  • zapisy dotyczące umowy o udzielenie dofinansowania,
  • kwalifikowalność wydatków (przy czym należy pamiętać, że każdy program operacyjny ma własny system dotyczący zasad kwalifikowalności wydatków),
  • monitoring realizacji inwestycji,
  • złożone wnioski o zaliczkę,
  •  złożone wnioski o płatność,
  • dokumenty dotyczące informacji i promocji projektu,
  • archiwizacja dokumentacji projektowej,
  • wykazanie istnienia odrębnych kont analitycznych w systemie finansowo-księgowym (dla projektu finansowanego przy współudziale środków pochodzących z budżetu Unii Europejskiej konieczne jest prowadzenie odrębnej księgowości) i wyodrębnionego do projektu konta bankowego (w praktyce są to najczęściej dwa konta – konto służące obsługi płatności zaliczkowych oraz konto do realizowania płatności refundacyjnych).